1. Wer wir sind
Die Incmply Solutions Limited („Incmply“, „wir“, „uns“) ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.
| Unternehmen | INCMPLY SOLUTIONS LIMITED |
|---|---|
| Eingetragen in | Republik Irland, CRO-Nr. 768826 |
| Anschrift | 59-60 O'Connell Street, Limerick, Irland |
| USt-IdNr. | IE4316908FH |
| Datenschutzkontakt | [email protected] |
Bei Fragen zu dieser Erklärung erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse oder postalisch unter unserer Anschrift.
2. Geltungsbereich und unsere Rolle
Diese Erklärung gilt für personenbezogene Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten, wenn Sie incmply.com besuchen, eines unserer Formulare ausfüllen, einen Report anfordern, unsere E-Mails erhalten oder mit uns Geschäfte machen.
Sie gilt nicht für Daten, die unsere Kunden über ihre eigenen Mandanten oder Kunden auf die Incmply-Plattform hochladen. Für diese Daten handelt Incmply als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden (zum Beispiel einer Kanzlei) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Wenn eine Kanzlei Incmply nutzt, um Sie im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten zu überprüfen, wenden Sie sich bitte wegen Ihrer Daten an diese Kanzlei. Anfragen, die uns dazu erreichen, leiten wir an sie weiter.
3. Welche personenbezogenen Daten wir erheben
| Kategorie | Beispiele | Quelle |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Name des Unternehmens, Position | Sie, über unsere Formulare oder E-Mails |
| Unternehmensdaten | Handelsregisternummer, Land des Sitzes | Sie, über unsere Formulare |
| Formularangaben | AML-Bereiche, die Sie prüfen lassen möchten, erwartete Akten, Nutzer und Prüfungen, ausgewählte Leistungen | Sie, über die Formulare zur Identifizierung von Lücken und zur Lösungsschätzung |
| Einwilligungsnachweise | Ob Sie unserer Datenschutzerklärung und dem Erhalt von Marketing-E-Mails zugestimmt haben, mit Datum, Uhrzeit und verwendetem Formular | Sie, beim Absenden eines Formulars |
| Kommunikation | E-Mails, Gesprächsnotizen, Supportanfragen | Sie |
| Kundenkontodaten | Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Login- und Aktivitätsprotokolle der Plattformnutzer | Ihr Arbeitgeber oder Sie, bei der Nutzung von Incmply |
| Abrechnungsdaten | Ansprechpartner für die Abrechnung, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. | Ihr Unternehmen |
| Technische Daten | IP-Adresse, Browser, Gerät, besuchte Seiten, Cookie-Kennungen | Ihr Gerät, über unsere Website |
| Öffentliche Unternehmensdaten | Öffentlich verfügbare Informationen über das in einer Report-Anfrage genannte Unternehmen, etwa seine Registerdaten sowie die Namen und Funktionen seiner Geschäftsführer und Eigentümer | Öffentliche Register und andere öffentliche Quellen |
Bitte geben Sie uns die Daten von Kolleginnen und Kollegen nur, wenn diese davon wissen.
4. Wofür wir Ihre Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) |
|---|---|
| Erstellung und Versand des von Ihnen angeforderten AI Onboarding Reports | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Beantwortung von Lückenanalysen, Schätzungsanfragen und sonstigen Anfragen | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Bereitstellung der Plattform, Verwaltung von Konten, Support und Abrechnung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Versand von AML-6-Updates, Neuigkeiten und Produkt-E-Mails | Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
| Aufnahme öffentlicher Daten über Geschäftsführer und Eigentümer in einen Report | Unser berechtigtes Interesse daran, die vom Anfragenden gewünschten zutreffenden Unternehmensreports bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Aufbewahrung von Einwilligungsnachweisen und Bearbeitung Ihrer Betroffenenanfragen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Führung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen | Rechtliche Verpflichtung nach irischem Recht (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Sicherung von Website und Plattform, Verhinderung von Betrug und Missbrauch | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Analyse der Website-Nutzung und Verbesserung der Website | Ihre Einwilligung, soweit nicht notwendige Cookies eingesetzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
| Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir diese gegen Ihre Rechte abgewogen. Auf Anfrage erhalten Sie nähere Informationen zu dieser Abwägung.
5. Marketing-E-Mails
Wir senden Ihnen Marketing-E-Mails nur, wenn Sie in einem unserer Formulare das Marketing-Kästchen angekreuzt haben. Die bloße Zustimmung zu unserer Datenschutzerklärung meldet Sie nicht an.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie in einer unserer E-Mails auf „Abmelden“ klicken oder an [email protected] schreiben. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin versandten E-Mails und beendet keine Service-E-Mails zu einem Report oder Konto, das Sie bei uns haben. Wir speichern Ihre An- und Abmeldung, damit wir Ihre Entscheidung nachweisen können.
6. KI-generierte Reports
Der AI Onboarding Report wird automatisch erstellt. Unser System erhebt öffentlich verfügbare Informationen über das von Ihnen genannte Unternehmen, und ein KI-Modell von OpenAI fasst sie zu einem Report zusammen.
- Der Report wird nur an die Person gesendet, die ihn angefordert hat.
- Die Risikostufen im Report sind Richtwerte. Sie stellen keine Entscheidung über Sie dar und entfalten Ihnen gegenüber keine rechtliche Wirkung und keine ähnlich erhebliche Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO).
- Unser KI-Anbieter verarbeitet die Daten nach unseren Weisungen und nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle.
- Wenn Sie als Geschäftsführer oder Eigentümer in einem Report genannt werden und die Angaben für falsch halten, wenden Sie sich an uns. Wir berichtigen oder löschen sie dann.
8. Internationale Datenübermittlungen
Wir speichern Ihre Daten in Irland. Einige Anbieter, darunter Google (Google Analytics 4) und OpenAI, können sie in den Vereinigten Staaten und damit außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
In diesem Fall schützen wir sie durch eine der folgenden Garantien:
- Einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das betreffende Land, einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen
- Die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, zusammen mit einer Bewertung der Übermittlungsrisiken
Auf Anfrage erhalten Sie eine Kopie der von uns verwendeten Garantien.
9. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die oben genannten Zwecke benötigen.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Anfragen und Formulareinsendungen, aus denen keine Kundenbeziehung entsteht | 24 Monate nach unserem letzten Kontakt |
| AI Onboarding Reports | 12 Monate nach ihrer Erstellung |
| Marketingliste | Bis zu Ihrer Abmeldung; der Einwilligungsnachweis danach noch 3 Jahre |
| Kundenkontodaten | Für die Vertragslaufzeit, danach 6 Jahre |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | 6 Jahre, wie nach irischem Steuerrecht vorgeschrieben |
| Website-Protokolle | 90 Tage |
Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.
10. Sicherheit
Wir schützen Ihre Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Vertraulichkeitsverpflichtungen aller Personen, die mit ihnen umgehen. Führt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich zu einem Risiko für Ihre Rechte, melden wir dies innerhalb von 72 Stunden der Data Protection Commission und benachrichtigen Sie, soweit das Gesetz dies vorschreibt.
11. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht,
- Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern, und eine Kopie davon zu bekommen
- unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen
- Ihre Daten löschen zu lassen
- die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen
- Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
- einer Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen
- der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widersprechen
- eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen
Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an [email protected]. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wir antworten innerhalb eines Monats, bei komplexen Anfragen verlängerbar um zwei Monate, und berechnen dafür im Regelfall keine Gebühr.
Sie können sich außerdem bei der irischen Aufsichtsbehörde, der Data Protection Commission, oder bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns zuerst die Gelegenheit geben, Ihr Anliegen zu klären.
12. Cookies, Kinder und Änderungen
Cookies. Wir verwenden technisch notwendige Cookies, um die Website zu betreiben. Google Analytics 4 und andere nicht notwendige Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Ihre Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit über das Cookie-Banner auf unserer Website ändern.
Kinder. Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen und nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.
Änderungen. Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum „Stand“ oben zeigt die aktuelle Fassung, und über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder auf unserer Website.
Kontakt. Incmply Solutions Limited, 59-60 O'Connell Street, Limerick, Irland. E-Mail: [email protected]